Как рекрутеру вести заметки по кандидатам и не нарушить 152-ФЗ?
С получения резюме вы обрабатываете персональные данные и отвечаете по 152-ФЗ: нужно правовое основание (обычно согласие), минимум данных и соблюдение сроков. Если цель — рассмотрение на вакансию, данные уничтожаются в течение 30 дней после решения по кандидату, если он не дал согласие на кадровый резерв. Заметки по собеседованию храните в защищённой системе, без лишних личных деталей.
Обновлено
Что записывать после собеседования
- Соответствие требованиям вакансии по пунктам.
- Сильные стороны и риски.
- Ответы на ключевые вопросы.
- Итог и следующий шаг.
- Без оценок внешности, возраста, семейного положения.
Сроки хранения
Бессрочное хранение резюме без согласия — нарушение. Для кадрового резерва нужно отдельное согласие со сроком. Поставьте себе напоминания об удалении данных кандидатов, по которым приняты решения. Это общая информация: порядок в компании согласуйте с юристом.
Частые ошибки
- Хранить все резюме «на всякий случай» годами.
- Пересылать резюме в личные мессенджеры.
- Записывать дискриминирующие оценки.
- Обсуждать кандидатов в открытых чатах.
Пример
После закрытия вакансии рекрутер сохраняет в резерв двух кандидатов, которые дали согласие на полгода, а данные остальных удаляет в течение 30 дней. Напоминание «удалить данные по вакансии X» стоит в календаре в день закрытия.
Частые вопросы по теме
Нужно ли согласие кандидата на обработку резюме?
Как правило, нужно правовое основание — чаще всего согласие.
Сколько хранить резюме?
До достижения цели и не более 30 дней после, если нет согласия на резерв.
Можно ли записывать собеседование?
С согласия кандидата и с понятной целью.
Где хранить заметки о кандидатах?
В защищённой системе рекрутинга или защищённом хранилище.
Можно ли использовать ИИ для оценки резюме?
С осторожностью: персональные данные, риск дискриминации и требования 152-ФЗ.
Источники
Похожие вопросы
Как психологу соблюдать 152-ФЗ при работе с клиентами?
Сведения о психологическом состоянии клиента относятся к специальной категории персональных данных (статья 10 152-ФЗ)…
02Как провести онбординг нового сотрудника?
Онбординг — это план на первые 30–90 дней: подготовленное рабочее место и доступы к первому дню, наставник, понятные…
03Как фрилансеру вести заметки по клиентам и проектам?
На каждого клиента — заметка с контактами, условиями (ставка, сроки оплаты, формат правок), историей договорённостей и…
04Как юристу вести заметки по делам и клиентам?
По каждому делу — заметка с хронологией событий, процессуальными сроками, списком документов, позицией и…
05Как учителю и преподавателю вести заметки: планы уроков, ученики, родители?
Разделите три потока: планы уроков по темам (цель, материалы, что сработало), заметки по ученикам (прогресс, трудности…
06Как журналисту организовать заметки: источники, интервью, факты?
Для каждого материала — заметка с темой, списком источников и контактов, расшифровками интервью, фактами со ссылками на…