Как разгрузить календарь руководителя?

Вопросы для аудита каждой встречи

• Какое решение здесь принимается и нужен ли для него я?
• Можно ли получить эту информацию письменным статусом?
• Можно ли вдвое сократить частоту или длительность?
• Можно ли отправить вместо себя заместителя?
• Есть ли у встречи повестка и итог?

Частые ошибки

• Принимать любые приглашения по умолчанию.
• Ставить встречи вплотную без буфера — вы весь день опаздываете.
• Разгрузить календарь один раз и не пересматривать: через месяц он снова полный.
• Отменять именно блоки для работы, а не лишние встречи.

Пример

У руководителя отдела 31 час встреч в неделю. После аудита он уходит из трёх регулярных совещаний (итоги присылают письменно), сокращает планёрку с часа до 30 минут, а синки с двумя руководителями групп переводит на раз в две недели. Встреч остаётся 19 часов, освободившееся время он закрепляет как два утренних блока.

Как сделать

1. Выгрузите или просмотрите календарь за две недели.
2. Разметьте встречи: «решаю», «информируюсь», «можно письмом».
3. Уйдите из встреч второго и третьего типа, попросив присылать итоги.
4. Сократите длительность регулярных встреч.
5. Закрепите в календаре повторяющиеся блоки без встреч.

Как это устроено в Fast Notes

В календаре Fast Notes события переносятся кнопками, а заметка к встрече хранит повестку и итоги. Если на встречу идёте не вы, запись с расшифровкой и саммари можно загрузить аудиофайлом.