Как передать дела перед отпуском?

Шаблон документа передачи

• Период отсутствия и кто замещает.
• Активные задачи: статус, следующий шаг, срок.
• Решения, которые замещающий принимает сам, и пределы (например, по сумме).
• Контакты: клиенты, партнёры, подрядчики — с кратким контекстом.
• Когда и как связаться с вами — только для настоящих экстренных случаев.

Частые ошибки

• Передавать дела в последний день устно.
• Не давать полномочий — и получать звонки по любому вопросу.
• Не предупредить клиентов, что вас не будет.
• Не договориться о встрече возврата — после отпуска вы узнаёте новости урывками.

Пример

Руководитель отдела закупок уходит на две недели. В документе: 9 активных задач, замещающий принимает решения по заказам до 500 тысяч рублей, выше — через финансового директора. Двум ключевым поставщикам отправлено письмо с контактом замещающего. В отпуске ему позвонили один раз — по заранее оговорённому поводу.

Как сделать

1. Выпишите все активные задачи и сроки на период отпуска.
2. Для каждой назначьте замещающего и уровень его полномочий.
3. Опишите, что делать в типичных ситуациях.
4. Предупредите ключевых клиентов и партнёров, кто на связи.
5. Проведите встречу по передаче и отправьте документ письменно.

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes документ передачи дел можно отправить замещающим публичной ссылкой, в том числе с PIN-кодом. После возвращения поможет «Спросить»: «что я обещал до отпуска и что просрочено».