Как подготовить отчёт собственнику или совету директоров?

Структура отчёта

• Резюме: три-пять главных тезисов и что нужно от читателя.
• Ключевые показатели: факт, план, отклонение.
• Причины отклонений — честно.
• Исполнение поручений с прошлого отчёта.
• Риски и что с ними делаем.
• План на следующий период.

Как собирать материал

Готовить отчёт с нуля за два дня до срока — стресс и риск ошибок. Удобнее в течение периода записывать важные события, решения и риски, а к отчёту только собрать их и подтянуть цифры. Отдельно держите список поручений от собственника со сроками: вопрос «а что с тем, о чём мы говорили в прошлый раз» будет обязательно.

Частые ошибки

• Прятать плохие новости в приложения.
• Давать цифры без сравнения с планом.
• Не формулировать, какое решение нужно от собственника.
• Забыть о поручениях с прошлой встречи.

Пример

Директор готовит квартальный отчёт. Первая страница: выручка 96% плана, маржа выше плана, отставание из-за задержки открытия точки на 5 недель; прошу согласовать перенос бюджета на рекламу в IV квартал. Все три прошлых поручения выполнены — это отдельная таблица. Встреча занимает 40 минут вместо обычных двух часов.

Как это устроено в Fast Notes

Если события и решения за период записаны в Fast Notes, «Спросить» соберёт черновик резюме со ссылками на исходные заметки. Цифры в отчёте всё равно стоит сверить с учётной системой.