Как составить повестку совещания?

Шаблон повестки

• Цель совещания одной фразой.
• Вопрос 1: формулировка — тип (решение/информирование/обсуждение) — докладчик — 10 минут.
• Вопрос 2 и далее по той же схеме.
• Материалы: ссылки, которые нужно прочитать заранее.
• Последние 5 минут: итоги, задачи, ответственные.

Почему формулировка важна

Тема «Продажи» ничего не говорит о том, что должно произойти. Вопрос «Решить, запускаем ли акцию для оптовиков в октябре» сразу задаёт рамку: участники готовят аргументы, а в конце есть понятный критерий, достигнут ли результат. Тип вопроса помогает не тратить время на обсуждение того, что нужно было просто сообщить письмом.

Частые ошибки

• Присылать повестку за 5 минут до начала.
• Ставить в повестку больше вопросов, чем помещается во время.
• Приглашать всех «на всякий случай».
• Не отводить время на итоги — задачи остаются висеть в воздухе.

Пример

Совещание на 45 минут: 1) решить, переносим ли запуск сайта на ноябрь — техдиректор, 15 минут; 2) информирование о результатах опроса клиентов — маркетолог, 10 минут; 3) обсудить, как сократить сроки согласования договоров — юрист, 15 минут; итоги — 5 минут. Материалы разосланы накануне.

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes повестку можно положить в заметку к встрече в календаре, а после записи встречи сравнить саммари с запланированными вопросами.