Как составить протокол встречи: шаблон
Протокол встречи — короткий документ с датой, участниками, повесткой, принятыми решениями и поручениями с ответственными и сроками. Он нужен, чтобы у всех было одинаковое понимание итогов. Хороший протокол помещается на одну страницу и рассылается в течение дня.
Обновлено
Чем протокол отличается от заметок
Заметки — для себя, они могут быть сырыми. Протокол — для всех участников: только факты, без мнений и деталей обсуждения, с чёткими поручениями. Его формулировки должны быть понятны тому, кого на встрече не было.
Как не тратить на протокол много времени
- Готовьте шапку и повестку до встречи.
- Во время встречи отмечайте только решения и поручения.
- Используйте автоматическое саммари по записи как черновик.
- Отправляйте в тот же день.
Пример
После часовой встречи отдела протокол занимает 8 строк. Через месяц возникает спор, кто отвечал за тексты. Протокол от 26.09 отвечает: «Катя — тексты до 5.10». Спор закрыт за минуту.
Шаблон протокола
| Раздел | Что писать | Пример |
|---|---|---|
| Шапка | Тема, дата, место или ссылка | Запуск сайта, 26.09, онлайн |
| Участники | Кто был, кто отсутствовал | Катя, Игорь, Никита |
| Повестка | Вопросы, которые обсуждали | Сроки, бюджет, тексты |
| Решения | Что решили по каждому вопросу | Запуск 15.10 |
| Поручения | Кто, что, срок | Катя — тексты до 5.10 |
| Открытые вопросы | Что решить позже | Бюджет на рекламу |
Частые вопросы по теме
Обязателен ли протокол для каждой встречи?
Для рабочих встреч с решениями — желательно; для коротких созвонов хватит резюме в чате.
Кто пишет протокол?
Секретарь встречи или тот, кого назначили в начале.
Нужно ли подписывать протокол?
Для официальных совещаний в компаниях — по внутренним правилам; для рабочих встреч достаточно рассылки.
Можно ли сделать протокол с помощью ИИ?
Да, по записи встречи; проверьте поручения и сроки.
В каком формате хранить протоколы?
В заметках или документах проекта с датой в названии.
Как это устроено в Fast Notes
В Fast Notes можно создать свой шаблон саммари встречи — например, в формате протокола — и получать его автоматически по каждой записи.
Похожие вопросы
Как вести заметки на встречах?
Записывайте не всё подряд, а четыре вещи: решения, задачи с ответственными и сроками, открытые вопросы и важный…
02Как быстро сделать саммари встречи?
Самый быстрый способ — записать встречу и получить автоматическое саммари с решениями и задачами. Без записи — сразу…
03Как не забывать договорённости после звонка?
Сразу после звонка потратьте 30 секунд: запишите, кто что обещал и к какому сроку, и поставьте напоминание на свои…
04Как делать заметки по книге, чтобы запомнить и применить?
Во время чтения отмечайте только то, что удивило или пригодится, а после главы запишите 1–3 мысли своими словами.…
05Как быстро и правильно конспектировать лекцию?
Пишите не дословно, а главное: определения, ключевые мысли, примеры и то, что преподаватель повторил или выделил…
06Как вести личную CRM в заметках?
Заведите по заметке на каждого важного человека: кто он, как познакомились, о чём договаривались, что важно помнить…