Как написать понятную инструкцию для сотрудников?

Структура инструкции

1. Название-действие: «Как выставить счёт клиенту».
2. Когда применять и какой результат должен получиться.
3. Что нужно заранее: доступы, документы, данные.
4. Шаги по порядку, по одному действию на шаг.
5. Типичные ошибки и как их исправить.
6. Кого спросить, если инструкция не помогла.
7. Владелец и дата последней проверки.

Как писать, чтобы читали

Пишите глаголами в повелительном наклонении: «откройте», «выберите», «отправьте». Убирайте всё, что не помогает сделать задачу: историю появления процесса, общие слова о важности качества, длинные вступления. Если без контекста никак, дайте его одним абзацем после шагов.

Проще всего написать инструкцию, когда вы сами делаете задачу: наговорите или запишите шаги по ходу, а потом приведите в порядок. Так не потеряются мелочи, которые опытному человеку кажутся очевидными.

Проверка

Дайте инструкцию новичку и попросите сделать задачу, не задавая вопросов. Всё, на чём он остановился, — место для правки. После изменения процесса инструкцию обновляют в той же задаче, а не «потом».

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes удобно наговорить шаги голосом прямо во время работы: запись расшифруется, а шаблон заметки поможет привести её к единому виду. Готовую инструкцию можно выгрузить в Markdown и перенести в командную базу знаний.