Как организовать заметки для работы?

Структура

• Входящие: всё, что записано на бегу, до разбора.
• Проекты: по заметке или папке на проект — цель, сроки, итоги встреч, решения, открытые вопросы.
• Люди: коллеги, клиенты, подрядчики — о чём договаривались, что обещали.
• Справочник: инструкции, доступы без паролей, шаблоны, контакты.
• Архив: закрытые проекты.

Ежедневный ритм

Во время работы — только запись, без раскладывания: быстро и в одно место. В конце дня пять минут на разбор входящих: каждую запись либо превращаете в задачу со сроком, либо относите в проект, либо удаляете. Раз в неделю — обзор проектов: что сдвинулось, что застряло, какие обещания ещё не выполнены.

Самое ценное в рабочих заметках — итоги встреч. Три строки после созвона — что решили, кто что делает, к какому сроку — экономят часы споров через месяц.

Типичные ошибки

• Держать задачи внутри заметок без сроков: они теряются.
• Вести заметки в нескольких местах одновременно: почта, мессенджер, блокнот, приложение.
• Заводить сложную структуру заранее, а не по реальным проектам.

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes разбор входящих делает ИИ: сам раскладывает записи по папкам, ставит задачи со сроками и события в календарь и показывает квитанцию во «Входящих», которую можно поправить. Встречи расшифровываются с решениями и задачами.