Как психологу или репетитору вести учёт оплат клиентов?
Простая таблица на месяц: код клиента, дата встречи, сумма, способ оплаты, отметка «оплачено». Отдельно — список предоплат и абонементов с остатком встреч. Раз в неделю сверяйте с банковскими поступлениями, раз в месяц считайте доход для налогов. Рабочие записи о содержании встреч в эту таблицу не попадают.
Обновлено
Налоги и чеки
Самозанятые формируют чек по каждому поступлению в приложении «Мой налог», ИП — ведут учёт по своей системе налогообложения. Таблица оплат упрощает сверку и помогает не забыть выдать чек. Детали налогового режима уточните у бухгалтера.
Частые ошибки
- Учёт в голове или в переписке.
- Смешивать данные об оплате и содержании работы.
- Не выдавать чеки сразу.
- Не отслеживать остаток абонементов.
Пример
Репетитор ведёт таблицу: 14 учеников, у пятерых абонементы. Раз в неделю 5 минут сверки с банком. В конце месяца доход для налога посчитан одной формулой, а родителям с заканчивающимися абонементами приходят напоминания заранее.
Напоминания об оплате
Напоминание о долге отправляйте нейтрально и заранее: «Напоминаю, что абонемент заканчивается на следующей встрече». Это снимает неловкость и у вас, и у клиента.
Колонки учёта оплат
| Колонка | Зачем |
|---|---|
| Код клиента | Без ФИО и подробностей |
| Дата встречи | Сверка с расписанием |
| Сумма и способ | Налоги и сверка с банком |
| Статус | Оплачено / долг / абонемент |
| Остаток абонемента | Сколько встреч осталось |
Частые вопросы по теме
Где вести учёт оплат?
В таблице или специализированном сервисе; главное — регулярность.
Нужно ли выдавать чеки?
Да, по правилам вашего налогового режима.
Как учитывать абонементы?
Отдельной колонкой с остатком встреч.
Как напоминать о долге?
Нейтрально, коротким сообщением, заранее.
Можно ли хранить учёт в заметках?
Можно простой список; для расчётов удобнее таблица.
Как быть с отменами в последний момент?
Отмечать их в учёте и применять правило отмены из договора одинаково для всех.
Похожие вопросы
Как психологу вести клиентскую базу без сложной CRM?
Для частной практики достаточно простой структуры: таблица или заметка с кодом клиента, контактом для записи, датами…
02Как репетитору вести заметки по ученикам?
На каждого ученика — заметка с целью (экзамен, уровень), планом тем, журналом занятий (что прошли, что не получилось…
03Как вести личные финансы в заметках?
Заметки хороши для финансовых решений и планов, а таблица — для учёта трат. В заметках держите: список регулярных…
04Как психологу вести записи после сессий?
Записывайте сразу после сессии 5–10 минут по короткому шаблону: запрос клиента, ключевые темы, ваши гипотезы…
05Как психологу соблюдать 152-ФЗ при работе с клиентами?
Сведения о психологическом состоянии клиента относятся к специальной категории персональных данных (статья 10 152-ФЗ)…
06Можно ли психологу записывать сессию на диктофон?
Только открыто и с согласия клиента: обсудите заранее, зачем нужна запись (например, для супервизии), где она будет…