Что записывать во время переговоров и как оформить итоги?

Почему итоги переговоров расходятся

Каждая сторона запоминает выгодную для себя часть разговора. Через неделю «мы договорились о скидке при объёме» превращается у партнёра в «мы обсудили возможность скидки». Если никто не записал формулировки и цифры, спорить не о чем опереться.

Вторая причина — усталость. Переговоры идут час-два, к концу внимание падает, и самые важные уступки часто звучат именно в последние минуты.

Что фиксировать по ходу

• Условия с цифрами: цена, объём, сроки, штрафы, порядок оплаты — дословно, как прозвучало.
• Позиция и интересы другой стороны: чего они хотят на самом деле и чего боятся.
• Уступки: что отдали вы и что получили взамен.
• Открытые вопросы и «вернёмся к этому позже».
• Кто принимает решение у них и когда.

Частые ошибки

• Писать стенограмму вместо ключевых пунктов и терять нить разговора.
• Откладывать итоговое письмо «на завтра» — через сутки половина деталей уже размыта.
• Не записывать собственные обещания: их нарушение бьёт по доверию сильнее, чем чужие.
• Путать «обсудили» и «договорились» в итоговом письме.

Пример

Коммерческий директор ведёт переговоры с поставщиком упаковки. В заметке по ходу: «Цена 42 ₽ при 10 000 шт., при 20 000 — готовы обсуждать 39 ₽; отсрочка 30 дней — только после трёх поставок; решает их собственник, ответ до пятницы». Вечером он отправляет письмо с этими тремя пунктами и ставит напоминание на пятницу. В понедельник поставщик пытается сказать про 44 ₽ — письмо решает вопрос за минуту.

Как сделать

1. Перед встречей запишите свою цель, границы и лучшую альтернативу, если договориться не получится.
2. По ходу фиксируйте только цифры, условия, возражения, уступки и открытые вопросы.
3. Сразу после встречи разделите записи на «согласовано», «не согласовано» и «следующие шаги».
4. Отправьте итог второй стороне письмом в тот же день.
5. Поставьте напоминания на все сроки, названные в итоге.

Как это устроено в Fast Notes

Встречу можно записать в Fast Notes или загрузить аудиофайл: получится расшифровка по спикерам, саммари, решения и договорённости, а задачи со сроками попадут в напоминания. Перед записью предупредите собеседников.

Источники

• Program on Negotiation, Harvard Law School: что такое BATNA
• Т—Ж: можно ли записывать телефонные разговоры без согласия собеседника