Как организовать задачи, чтобы ничего не терялось?

Структура, которая работает

• Входящие: всё новое без разбора — мысли, поручения, просьбы.
• Проекты: всё, для чего нужно больше одного шага, — со списком шагов и следующим действием.
• Сферы: работа, дом, здоровье, финансы — постоянные области без конца, где рождаются задачи.
• Календарь: всё с датой и временем.
• Жду от других: что должен сделать кто-то другой.
• Когда-нибудь: идеи и дела без срока.

Как поддерживать порядок

Разбирайте входящие хотя бы раз в день, а лучше — сразу по ходу: две минуты, чтобы решить, куда дело идёт. Если входящие не разбирать, они превращаются во второй беспорядочный список.

Проекты без следующего шага — главный источник ощущения, что «всё висит». При еженедельном пересмотре проверьте: у каждого ли проекта есть конкретное действие. Если нет — допишите или поставьте проект на паузу.

Не усложняйте метки и папки. Трёх-пяти сфер и списка проектов достаточно для большинства людей; десятки тегов требуют больше внимания, чем экономят.

Как сделать

1. Выберите одно место для сбора всех задач.
2. Выгрузите туда всё из головы, чатов и стикеров.
3. Разложите: проекты, сферы, календарь, «жду», «когда-нибудь».
4. У каждого проекта запишите следующий шаг.
5. Каждый день выбирайте из списка план на сегодня.
6. Раз в неделю пересматривайте всё целиком.

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes все записи попадают во «Входящие», а ИИ сам раскладывает их по папкам, тегам, задачам и календарю. Для проектов есть канбан-доски, а каждое воскресенье приходят итоги недели.

Источники

• David Allen: Getting Things Done