Как реалистично оценивать сроки задач?

Приёмы оценки

• Декомпозиция: части не больше 1–2 дней.
• Сравнение с фактом прошлых задач.
• Оценка диапазоном: оптимистичная и пессимистичная.
• Учёт ожиданий: согласования, ответы других людей.
• Оценка теми, кто будет делать работу.

Почему мы недооцениваем

Психологи Даниел Канеман и Амос Тверски описали «ошибку планирования»: люди склонны недооценивать время выполнения задач, даже зная, что похожие задачи раньше занимали больше. Мы представляем идеальный сценарий и забываем про согласования, болезни и переделки. Лучшее противоядие — опираться на фактические данные прошлых задач, а не на ощущения.

Частые ошибки

• Оценивать большую задачу целиком «на глаз».
• Не записывать фактическое время — не с чем сравнивать.
• Давать оценку под давлением «нужно к пятнице».

Пример

Менеджер записывает оценки и фактическое время по 20 задачам за квартал. Оказывается, задачи с внешним согласованием в среднем занимают в 1,7 раза больше оценки. Теперь для таких задач он сразу умножает оценку на 1,5 и перестал срывать сроки перед заказчиком.

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes задачи со сроками видны в календаре, а умные напоминания подскажут о зависших задачах — это помогает вовремя заметить, что оценка не сходится.