Как самозанятому вести учёт клиентов и заказов?

Минимальная система

• Клиенты: имя, контакт, откуда пришёл, условия работы, что важно помнить.
• Заказы: дата, клиент, что сделать, срок, сумма, предоплата, оплачено, чек выдан.
• Календарь: сроки сдачи, встречи, напоминания о повторных услугах.
• Договорённости: после каждого созвона — короткий итог письменно, копия клиенту.

Как это выглядит в обычный день

Утром вы смотрите календарь и список заказов со сроком на эту неделю. Клиент пишет с новой задачей — вы добавляете строку в заказы и ставите срок в календарь. После созвона наговариваете итог: что договорились, к какому числу, сколько стоит, — и отправляете клиенту короткое сообщение с тем же. Пришла оплата — ставите отметку и сразу формируете чек.

Раз в неделю — десять минут на обзор: что просрочено, кто не оплатил, кому пора напомнить о себе.

На что обратить внимание

Имена и телефоны клиентов — персональные данные. Храните базу в сервисе с паролем, не выкладывайте ссылку в открытый доступ и не держите её в общем чате. Налоговые вопросы — лимиты, ставки, отчётность — здесь не разбираем: их лучше уточнять в официальных источниках.

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes карточка человека собирается сама — из всех заметок, где он упоминается, и из встреч с ним. Договорённости после звонка превращаются в задачи со сроками и события в календаре с напоминанием. Таблицу оплат при этом удобнее держать отдельно.