Как вести учёт заказов, если вы работаете один или небольшой командой?

Колонки журнала заказов

• Номер заказа — чтобы не путаться в одинаковых клиентах.
• Дата приёма и срок сдачи.
• Клиент и контакт.
• Что заказано: кратко, с размерами или деталями.
• Сумма, предоплата, остаток.
• Статус.
• Способ доставки или выдачи.
• Комментарий: пожелания, особенности, договорённости.

Где вести

Таблица — самый универсальный вариант: легко фильтровать по статусу и считать выручку. Канбан-доска с колонками по статусам удобна, если заказов одновременно немного, а важно видеть, что в работе. Когда заказов десятки в день, нужны складской учёт или CRM с интеграцией магазина.

Частая ошибка — вести заказы в переписке. Пока заказов пять, это работает, но первый же потерянный чат обходится дороже, чем пять минут на таблицу.

Как не забывать сроки

Ставьте срок каждого заказа в календарь с напоминанием за день-два, а не только в таблицу. После сдачи заказа сразу меняйте статус — иначе к концу месяца не будет понятно, что оплачено, а что нет.

Как это устроено в Fast Notes

В Fast Notes заказы удобно вести на канбан-доске, а сроки — в календаре с напоминаниями. Договорённость с клиентом можно надиктовать голосом: ИИ сам вынесет срок в задачи.