Как вести заметки о сотрудниках руководителю?
На каждого прямого подчинённого заведите одну заметку и дописывайте в неё короткие записи с датой: договорённости, достижения, сложности, обратная связь, интересы в развитии. Записывайте факты, а не ярлыки: «сорвал срок по отчёту 12.03 из-за данных от бухгалтерии», а не «безответственный». К performance review у вас будет полгода наблюдений, а не впечатление последних двух недель.
Обновлено
Что записывать
- Цели и зоны развития, о которых договорились.
- Результаты и достижения — их забывают быстрее всего.
- Сложности и что с ними сделали.
- Обратная связь: когда и что обсуждали.
- Личный контекст, которым человек сам поделился и который важен для работы (например, «учится по вечерам»).
Этика и конфиденциальность
Заметки о людях — чувствительная информация. Храните их там, где их видите только вы, не записывайте сведения о здоровье, религии, политических взглядах и прочие данные, которые не нужны для работы. Пишите так, чтобы вам не было неловко, если сотрудник прочитает запись. Если в компании есть правила обработки данных сотрудников, следуйте им; по юридическим вопросам уточняйте у юриста или HR.
Частые ошибки
- Записывать только промахи — к оценке получается перекос.
- Оценочные ярлыки вместо фактов.
- Хранить заметки в общем доступе или в рабочем чате.
- Вести раз в полгода вместо коротких записей по ходу.
Пример
Перед полугодовой оценкой руководитель открывает заметку о дизайнере: 11 записей. Среди них — запуск нового каталога в марте, который он уже почти забыл, и две договорённости о развитии. Разговор строится на конкретике, и сотрудник видит, что его работа была замечена.
Частые вопросы по теме
Законно ли вести личные заметки о подчинённых?
Рабочие наблюдения обычно да, но это персональные данные — следуйте правилам компании и уточняйте у юриста.
Показывать ли заметки сотруднику?
Договорённости и обратную связь — да; черновые наблюдения — по ситуации.
Как часто записывать?
После one-on-one и заметных событий, по 1–3 строки.
Что не стоит записывать?
Слухи, диагнозы, личные оценки характера, сведения о личной жизни без рабочей необходимости.
Сколько времени это занимает?
Минуту-две после встречи.
Как это устроено в Fast Notes
В Fast Notes по людям, с которыми было две и больше записанных встреч, ведётся досье: договорённости и открытые вопросы обновляются после каждой встречи. Заметки личные и не видны другим, пока вы сами не откроете ссылку.
Источники
Похожие вопросы
Как вести заметки на встречах один на один с сотрудниками?
Заведите на каждого сотрудника отдельную заметку и дописывайте туда после каждой встречи: что обсуждали, договорённости…
02Как подготовиться к performance review (оценке сотрудника)?
Соберите факты за весь период: цели и их выполнение, заметные результаты, сложности, полученную обратную связь.…
03Как давать обратную связь сотруднику?
Хорошая обратная связь конкретна, своевременна и касается поведения, а не личности. Удобная схема: ситуация — что…
04Как контролировать поручения сотрудникам и не держать их в голове?
Каждое поручение фиксируйте сразу в одном месте в формате «кто — что — к какому сроку — как пойму, что готово». Раз в…
05Как делегировать задачи и не потерять контроль?
Делегируйте результат, а не действия: объясните, зачем задача нужна, как выглядит готовый результат, какой срок и какие…
06Как отслеживать делегированные задачи без микроменеджмента?
Договоритесь о формате и частоте отчёта в момент постановки задачи, а не после. Держите у себя список делегированного с…